仕事で連絡手段でメールは重要ですが、メーリングリストや直接関係はないメールで受信トレイがいっぱいになってしまう事が多々ありますね。休みをもらった後に出勤すると、100通とか200通の未読メールがあっても、返信が必要なメールは数通という状況になることも・・・。
メーリングリストや仕事のプロジェクト毎にフォルダを作成して、自動振り分けをするという手段もありますが、フォルダだらけになって使い難い状況になってしまいます。そのような理由からフォルダを作成しない、自動振り分けもしないようにしています。
Outlookを使っている私の場合、朝一のメールチェックは、検索フォルダにある「未読のメール」を使用します。返信が不要なメールや直接関係のないメールは、どんどん既読にしていきます。返信が必要なメールは、その場でメールの返信を書くか、すぐに返信が出来ない場合は、フラグを設定します。
時間が出来てメールの返信が出来る状況になったら、検索フォルダにある「フラグの設定されたメール」を使用します。返信したらフラグを完了に変更します。
「フラグの設定されたメール」を追加するには、検索フォルダー上で右クリックし、新しい検索フォルダーをクリックして、フラグの設定されたメールを選択してOKボタンをクリックします。
退社する前に、フラグの設定されたメールをチェックすれば、その日のうちにやらなくてはいけない事を忘れて退社という事が無くなると思います。
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